מדדים בניהול לוגיסטי

ספירת המלאי כפרויקט

א. הסיבות לביצוע ספירת המלאי

(“You can’t manage what you can’t measure”)

  1. מתן מענה לדרישות של רשויות ו/או גורמי חוץ:

-         מס הכנסה- השותף הנסתר שלנו

-         רשויות הבורסה - לחברה ציבורית

-         חברות ביטוח (במקרה פריצה או תביעת נזק)

-         במקרה של חילופי /שינויי בעלות- הבעלים החדש רוצה לדעת מה הוא רכש. בחלק מהמקרים, הסכום הסופי שישולם, מבוסס על תוצאות ספירת המלאי.

-         דרישת רשות החברות או החשב הכללי (בתאגיד ממשלתי)

-         ספקים בהתקשרויות מיוחדות – מישגור ("קונסיגנציה")

-         לקוחות בהתקשרויות מיוחדות (עסקאות בהן הלקוח מספק חומרים ליצרן)

1. על פי דרישות החברה

2. על פיר דרישת גורמים פנימיים של החברה, בעיקר כדי לוודא או לבדוק את אמינות המלאי.

-         מנכ"ל

-         מנהל כספים

-         מנהל שיווק

-         מנהל לוגיסטיקה

ב. מה מאפשרת ספירת המלאי

1. איתור אי התאמרות בין מצאי לרשומות מלאי.

2. הגברת אמון עובדי החברה במערכת המידע.

3. מניעת "העלמויות".

4. תיקון בעיות של טעויות אנוש.

-         מיקום שגוי

-         זיהוי שגוי

-         רישום שגוי או חוסר רישום

-         "כימות" שגוי

  1. ארגון וסידור מחודשים של המלאי. יכולת הפרדה בין מלאי פעיל/ מלאי "מת"/ מלאי "איטי"/ מלאי להנצלה

ג. מהי ספירת מלאי נכונה ?

ספירת המלאי היא "פרויקט" בעל התחלה וסוף מוגדרים. משך ספירת המלאי מוכתב מראש.

השלב "הקריטי" בכל ספירת מלאי הוא הרגע בו על מנהל הספירה להחליט:

-         האם תוצאות ספירת המלאי מספקות?

-         האם לחזור על כל / חלק מספירת המלאי?

-         האם להצהיר על המלאי "החדש" כמלאי הנכון, ובכך "לדרוס" את המלאי הקודם?

-         מהי סטיית מלאי מותרת?

-         מהי סטייה במלאי המחייבת המשך בדיקה?

-         מה גורלו של מלאי "חסר"? האם לגרוע אותו מרכוש החברה?

כדי שמנהל ספירת המלאי יוכל לקבל החלטה נכונה, יש להכין מראש תשובות כמותיות מוסמכות ומוסכמות על שאלות אלה.

ד. משמעויות ההחלטה על סיום / המשך / חזרה על הספירה.

  1. החלטה על סיום הספירה תגרום-

-         מערכת המידע מבוססת על המלאי החדש

-         המלאי הקודם "נדרס"

-         השינוי במלאי משפיע על נכסי החברה, דו"ח רווח והפסד ותוצאותיה העסקיות של החברה.

-         בסיס התייחסות חדש של גורמים מממנים-בנקים.

-         משדר לעובדים ומנהלים: "הכל בסדר".

-         אפשר לחדש את העבודה הרגילה במפעל ובמחסנים.

  1. החלטה על המשך או חזרה על הספירה תגרום-

-         עיכוב החזרת הפעילות השגרתית של החברה-עלויות     כספיות, שיווקיות, תפעוליות.

-         עיכוב בשחרור צוותי הספירה.

-         משדר לעובדים ומנהלים: "המלאי לא תקין".

-         יוצר תחושה של חוסר סדר וניהול לא תקין.

-         מאפשר בדיקה חוזרת ומדויקת במוקדים בעייתיים.


ה. מדדים מוצעים לקבלת החלטות בעת ספירת מלאי

המדדים שלהלן הם לצורך המחשה ואינדיקציה בלבד. על כל ארגון לפתח לעצמו מדדים מתאימים התואמים את צרכיו ומדיניותו. העיקרון החשוב הוא:

יש לקבוע מדדים וקריטריונים להחלטה כחלק מההערכות לספירת המלאי !

  1. בעת ספירת המלאי -

-   ביקורת על צוותי ספירה על בסיס תקן: MIL. STD. 105

-         שווי סטייה בפריטים עודפים.

-         אחוז סטייה בפריטים עודפים.

-         שווי סטייה בפריטים חסרים.

-         אחוז סטייה בפריטים חסרים.

  1. לאחר סיום הספירה- "דוח הפרשים"

-         שווי סטייה בפריטים עודפים.

-         אחוז סטייה בפריטים עודפים.

-         שווי סטייה בפריטים חסרים.

-         אחוז סטייה בפריטים חסרים.

-         סך הסטייה הכוללת בערכים כספיים ובאחוזים.

אסור לשכוח ! כל ספירת מלאי היא הבסיס לפעילות תקינה לשנה הבאה. ראוי לעשות אותה נכון....